Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân (DPA)
Căn cứ Luật 91/2025/QH15 (Điều 17, 20, 23, 37) và NĐ 356/2025/NĐ-CP (Điều 7, 12, 17–19, 28).
Các bên. Bên kiểm soát: Shop (theo thông tin tài khoản). Bên xử lý: CÔNG TY TNHH BIZMATE, MST 0319387048, địa chỉ Tầng 9, Tòa nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường Thạnh Mỹ Tây, TP. Hồ Chí Minh; người phụ trách bảo vệ dữ liệu: Phạm Văn Chiến, hello@bizmatehub.com. Thỏa thuận xác lập điện tử khi Shop tick đồng ý và có hiệu lực trước khi BizMate nhận bất kỳ dữ liệu nào của Shop (Điều 37.2.a Luật 91/2025).
Điều 1. Mục đích. BizMate chỉ xử lý theo chỉ dẫn của Shop (kể cả cấu hình trên ứng dụng) để: (a) nhận, lưu, hiển thị hội thoại từ các kênh Shop kết nối; (b) dùng AI soạn câu trả lời và tự gửi hoặc giữ chờ duyệt theo Điều 2–3 Điều khoản dịch vụ; (c) ghi nhận đề xuất đơn hàng để Shop duyệt; (d) gửi thông báo vận hành cho Shop; (e) bảo mật, sao lưu, hỗ trợ kỹ thuật. BizMate không xử lý cho mục đích riêng, không bán dữ liệu, không dùng cho quảng cáo, không huấn luyện mô hình AI.
Điều 2. Chủ thể và loại dữ liệu. 2.1. Chủ thể: khách hàng và khách tiềm năng liên hệ Shop qua các kênh đã kết nối; người gửi email tới địa chỉ chuyển tiếp của Shop. 2.2. Dữ liệu: tên hoặc tên hiển thị, mã định danh trên kênh, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, nội dung tin nhắn dạng chữ, tệp đính kèm email, thông tin đơn hàng. 2.3. Dữ liệu nhạy cảm khách tự gửi (nếu có) chỉ dùng để trả lời khách. Shop không yêu cầu khách gửi dữ liệu nhạy cảm không cần thiết. 2.4. Email tự động (thư ngân hàng, thư hệ thống) gửi tới địa chỉ chuyển tiếp được cách ly: BizMate không lưu nội dung; chỉ lưu người gửi, tiêu đề đã che chữ số và loại thư, trong 30 ngày. Nhà cung cấp nhận email có thể lưu tạm bản gốc theo chính sách của họ.
Điều 3. Cơ sở pháp lý. Shop bảo đảm có cơ sở hợp pháp (sự đồng ý theo Điều 9, hoặc thực hiện thỏa thuận với khách theo Điều 19.1.d Luật 91/2025) cho việc xử lý, kể cả xử lý bằng AI và chuyển ra nước ngoài. Shop dùng trang chính sách mẫu của BizMate hoặc thông báo tương đương có nêu tên BizMate là bên xử lý. BizMate lưu bằng chứng đồng ý thu qua khung chat website thay mặt Shop và cung cấp khi Shop yêu cầu.
Điều 4. Thời hạn lưu và xóa.
| Dữ liệu | Thời hạn |
|---|---|
| Hội thoại, khách hàng, đơn hàng | Tối đa 24 tháng kể từ lần tương tác cuối |
| Nhật ký gọi công cụ AI | Nội dung 90 ngày; bản ghi 365 ngày |
| Nhật ký sự kiện nhận tin (webhook) | 90 ngày |
| Nhật ký chạy AI | Tối đa 12 tháng |
| Thông tin email tự động | 30 ngày |
| Bản sao lưu | Theo chu kỳ sao lưu của nhà cung cấp, tối đa 30 ngày |
| Bằng chứng đồng ý | Thời gian xử lý + 5 năm |
Khi Shop chấm dứt hoặc yêu cầu, BizMate xóa dữ liệu không khôi phục được trong 30 ngày và xác nhận bằng văn bản. Cơ chế xóa tự động hoàn thiện trước ngày 18/02/2027; trước đó BizMate thực hiện thủ công theo quy trình nội bộ.
Điều 5. Biện pháp an ninh. (a) mã hóa khi truyền (TLS) và khi lưu; mã thông báo kết nối kênh được mã hóa AES-256-GCM; (b) tách dữ liệu theo từng Shop ở tầng cơ sở dữ liệu, phân quyền theo vai trò; (c) xác thực nhiều lớp cho tài khoản quản trị hạ tầng của BizMate; (d) AI chỉ nhận dữ liệu cần để soạn câu trả lời: nội dung chữ của tin hiện tại và tối đa 10 tin trước đó; thông tin khách, đơn hàng liên quan và thông tin sản phẩm (Kiến thức) của Shop; không nhận tệp đính kèm; (e) sao lưu và kế hoạch khôi phục; (f) cam kết bảo mật với người có quyền truy cập; (g) tự đánh giá tuân thủ 1 lần/năm; (h) báo Shop mọi thay đổi ảnh hưởng tới dữ liệu.
Điều 6. Bên xử lý phụ. Shop chấp thuận chung các bên dưới. BizMate ràng buộc họ bằng điều khoản bảo vệ dữ liệu và chịu trách nhiệm trước Shop về họ.
| Bên xử lý phụ | Vai trò | Vị trí xử lý |
|---|---|---|
| Supabase | Cơ sở dữ liệu, lưu tệp, đăng nhập, cập nhật trực tiếp | Nhật Bản (Tokyo) |
| Vercel | Máy chủ web — mọi tin nhắn đi qua | Hoa Kỳ |
| OpenRouter và nhà cung cấp mô hình qua OpenRouter (OpenAI, Microsoft Azure, Anthropic, Amazon Bedrock) | Soạn câu trả lời AI | Hoa Kỳ; châu Âu (Thụy Điển, Ireland) |
| Voyage AI | Tìm thông tin sản phẩm (embedding) | Hoa Kỳ |
| Resend | Nhận/gửi email | Nhật Bản (Tokyo) |
| Trigger.dev | Tác vụ nền (gửi tin đã duyệt, xử lý tệp email) | Hoa Kỳ (N. Virginia) |
| Upstash | Giới hạn tần suất, chống trùng, phiên kết nối kênh tạm thời — khóa đã băm, dữ liệu phiên được mã hóa; dữ liệu phiên tự xóa sau tối đa 10 phút, bộ đếm sau tối đa 48 giờ | Singapore |
| Telegram | Gửi thông báo vận hành cho Shop | Ngoài Việt Nam |
Zalo, Meta, Telegram (kênh khách nhắn), nhà cung cấp email của Shop là nền tảng Shop tự chọn, không phải bên xử lý phụ của BizMate. BizMate báo trước 15 ngày khi thêm hoặc thay bên xử lý phụ. Shop có quyền phản đối và chấm dứt.
Điều 7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài. Shop chấp thuận việc lưu và xử lý tại các nơi ở Điều 6. BizMate lập và nộp hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo quy định, và cung cấp cho Shop tài liệu hỗ trợ nếu Shop phải tự lập hồ sơ. Nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ngừng chuyển hoặc lưu tại Việt Nam, hai bên phối hợp áp dụng biện pháp thay thế.
Điều 8. Quyền của khách hàng. Shop là đầu mối nhận yêu cầu của khách. Nếu BizMate nhận được yêu cầu, BizMate chuyển cho Shop trong 1 ngày làm việc. Khách có thể tự dừng AI với mình bằng lệnh "NV". Theo yêu cầu của Shop, BizMate hỗ trợ xem, xuất, sửa, xóa dữ liệu của một khách trong tối đa 10 ngày.
Điều 9. Sự cố. BizMate báo Shop trong 24 giờ kể từ khi phát hiện sự cố ảnh hưởng dữ liệu của Shop (mô tả, thời gian, loại và số lượng dữ liệu, hậu quả, biện pháp, đầu mối liên hệ); hỗ trợ Shop lập thông báo gửi cơ quan chuyên trách trong 72 giờ; lưu hồ sơ ít nhất 5 năm.
Điều 10. Đánh giá tác động và kiểm tra. BizMate lập hồ sơ đánh giá tác động với vai trò bên xử lý. Khi Shop yêu cầu (tối đa 1 lần/năm, trừ khi có sự cố), BizMate cung cấp tóm tắt biện pháp an ninh và danh sách bên xử lý phụ.
Điều 11. Trách nhiệm và hiệu lực. Mỗi bên chịu trách nhiệm về lỗi của mình; giới hạn theo Điều 11 Điều khoản dịch vụ. DPA có hiệu lực song song với Điều khoản dịch vụ và kéo dài đến khi việc xóa dữ liệu hoàn tất.